Registro de ata de assembleia em cartório: por que ela volta

O registro de ata de assembleia de associação em cartório costuma travar no mesmo ponto: a diretoria entrega a papelada, espera alguns dias e recebe tudo de volta com uma lista de exigências. Enquanto isso, a nova diretoria fica sem conseguir provar que foi eleita. Por isso, a gente reuniu aqui o que levar, como funcionam os prazos e por que a ata volta.

Onde é feito o registro da ata de assembleia da associação?

A ata é levada ao cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas em que o estatuto do clube foi registrado. Lá, ela é averbada, ou seja, anotada junto ao registro original da associação.

O Código Civil (art. 45) manda averbar no registro todas as alterações por que passar o ato constitutivo. Além disso, a ata registrada é o documento que terceiros aceitam como prova. Por exemplo, bancos e órgãos públicos normalmente pedem a ata de eleição averbada para reconhecer quem assina pelo clube.

Nem toda reunião precisa ir ao cartório. No entanto, leve sempre as atas de eleição e posse e as de alteração do estatuto. Se o texto ainda não estiver pronto, comece pelo nosso modelo de ata de assembleia.

Qual é o prazo para registrar a ata de assembleia em cartório?

A Lei de Registros Públicos não traz, na parte das pessoas jurídicas, um número de dias para a associação apresentar a ata. Mesmo assim, confira o estatuto e as normas do seu estado, porque eles podem fixar um prazo.

Na prática, o prazo que pesa é outro. Enquanto a ata não é averbada, a diretoria antiga continua aparecendo no registro. Por isso, leve os documentos nos dias seguintes à assembleia, com as assinaturas ainda fáceis de colher.

Do lado do cartório, valem três pontos:

• Contagem em dias úteis. Os prazos do oficial são contados em dias úteis, ou seja, em dias com expediente (art. 9º, § 1º).
• Tempo de análise. Ele varia de um cartório para outro. Portanto, pergunte no balcão ao protocolar.
• Retirada dos papéis. Os documentos em papel podem ser retirados em até 180 dias depois do registro ou da nota devolutiva (art. 121, § 2º). Depois disso, são descartados.

Documentos exigidos para o registro da ata em cartório

A lista muda conforme o estado, já que cada Tribunal de Justiça tem as suas normas. Como referência, o Código de Normas de Santa Catarina pede, para uma ata de eleição e posse:

1. Requerimento. Assinado pelo representante legal atual, indicando o documento a averbar.
2. Edital de convocação. Com prazo e forma de publicação iguais aos do estatuto vigente.
3. Ata. Assinada pelo presidente e pelo secretário, com a qualificação dos eleitos e o mandato.
4. Lista de presença. Datada, com o nome do clube e, além disso, nome legível, CPF e assinatura de cada presente.
5. Documentos dos eleitos. Ou seja, cópia da identificação de cada um.

Já na alteração de estatuto, a mesma norma pede também o visto de advogado na ata e o estatuto consolidado. Ainda assim, peça a relação oficial ao cartório do seu clube antes de marcar a assembleia. Dessa forma, você já sai da reunião com tudo assinado.

Por que a ata de assembleia volta do cartório?

A ata volta quando os documentos não batem com o estatuto ou chegam incompletos. Nesse caso, o cartório emite uma nota devolutiva com as exigências. Pelas regras acima, os motivos mais prováveis são estes:

• Edital fora do estatuto. Por exemplo, convocação com menos dias ou por um meio diferente do previsto. Para evitar isso, use o modelo de edital de convocação.
• Lista de presença incompleta. Ou seja, sem data, sem CPF ou com nome ilegível.
• Eleitos sem qualificação. Faltam CPF, estado civil, profissão ou endereço de algum diretor.
• Assinaturas faltando. A ata sem presidente e secretário, ou então o requerimento assinado por quem não representa o clube.
• Alteração de estatuto sem advogado. Além disso, costuma faltar o estatuto consolidado.
• Atas antigas pendentes. Em Santa Catarina, por exemplo, a posse só é averbada depois das atas de prestação de contas anteriores, quando o estatuto exige aprovação anual.

Boa parte dessas falhas nasce antes da assembleia, no cadastro. Por isso, um sistema como o Clube Control ajuda: os dados de cada associado e a situação das mensalidades ficam num lugar só. Assim, a diretoria sabe quem pode votar e não precisa caçar CPF na hora de montar a lista de presença.

O que fazer quando o cartório devolve a ata?

Leia a nota devolutiva inteira e resolva todas as exigências de uma vez. Afinal, cada reapresentação incompleta significa mais uma rodada de espera.

1. Separe o que é só complemento. Por exemplo, um CPF que faltou ou uma assinatura esquecida.
2. Veja o que não tem conserto. Um edital fora do prazo, por exemplo, pode obrigar o clube a refazer a assembleia. No entanto, a norma catarinense aceita a ata quando todos os associados estavam presentes.
3. Pergunte o prazo de reapresentação. Em seguida, devolva tudo junto, com a nota em mãos.
4. Discorda da exigência? Nesse caso, converse com o advogado do clube sobre os caminhos possíveis.

Registro da ata sem devolução começa antes da assembleia

No fim das contas, quem registra a ata na primeira tentativa preparou a papelada antes da votação. Portanto, pegue a lista do cartório, confira o estatuto e imprima a lista de presença já com os campos certos. Depois, veja os outros conteúdos de Administração no blog.