A ata de assembleia é o documento que prova o que os associados decidiram, e por isso um detalhe esquecido pode derrubar uma eleição inteira no cartório. No entanto, em muito clube ela ainda é escrita às pressas, dias depois da reunião, por quem lembrava mais ou menos do que foi votado. Aqui a gente mostra o que não pode faltar e deixa um modelo pronto para adaptar.
Resumo rápido: para valer, a ata precisa mostrar que a assembleia foi convocada como manda o estatuto, que havia quórum, o que foi votado e com qual resultado. Além disso, precisa das assinaturas, da lista de presença e, em caso de eleição ou mudança de estatuto, do registro em cartório.
O que é a ata de assembleia e por que ela importa?
A ata é o registro escrito e oficial de tudo o que foi deliberado na assembleia geral. Ou seja, é ela que transforma uma votação de sábado à tarde em decisão que o banco, o cartório e a prefeitura aceitam.
Além disso, o Código Civil reserva duas decisões só para a assembleia: destituir administradores e alterar o estatuto (art. 59). Nesses casos, a reunião precisa ser convocada especialmente para esse fim, com o quórum que o estatuto definir. Por isso, a ata tem que deixar esses pontos explícitos.
O que não pode faltar na ata de assembleia
Uma ata bem-feita responde, sem deixar dúvida, a cinco perguntas: quem convocou, quem estava presente, o que estava na pauta, o que foi decidido e quem assina.
1. Identificação da associação e da reunião
Primeiro, coloque o nome completo da entidade, o CNPJ e o endereço da sede. Em seguida, informe a data, o horário de início e o local. Além disso, diga se a assembleia é ordinária ou extraordinária, pois o estatuto costuma dar regras diferentes para cada uma.
2. Convocação conforme o estatuto
O Código Civil determina que a convocação siga a forma prevista no estatuto (art. 60). Portanto, a ata deve dizer como o edital foi divulgado, em que data e com quantos dias de antecedência. Por exemplo: “edital afixado na sede e enviado por e-mail em 2 de março”.
3. Quórum e lista de presença
Depois, registre quantos associados com direito a voto estavam presentes e se a instalação aconteceu em primeira ou segunda chamada. Ao mesmo tempo, anexe a lista de presença assinada.
4. Ordem do dia, deliberações e resultado das votações
A ata precisa repetir a pauta do edital e, em seguida, registrar cada decisão com o resultado: votos a favor, contra e abstenções. No entanto, não é necessário transcrever cada fala. Basta um resumo fiel do que foi discutido. Em eleição, por exemplo, liste os eleitos com nome completo, CPF, cargo e período do mandato.
5. Encerramento e assinaturas da ata
Por fim, informe o horário de encerramento e colha as assinaturas do presidente e do secretário da mesa. Além disso, confira no estatuto se outras pessoas precisam assinar.
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Modelo de ata de assembleia de associação
O texto abaixo serve de base para uma assembleia geral ordinária. Portanto, adapte os trechos entre colchetes ao que o estatuto do seu clube exige.
ATA DA ASSEMBLEIA GERAL [ORDINÁRIA/EXTRAORDINÁRIA] DA [NOME DA ASSOCIAÇÃO]
CNPJ [número]Aos [dia] dias do mês de [mês] de [ano], às [horário], na sede social, situada na [endereço], reuniram-se em [primeira/segunda] convocação os associados da [nome da associação], conforme lista de presença anexa, que registra [número] associados com direito a voto. A assembleia foi convocada por edital [afixado na sede/enviado por e-mail] em [data], nos termos do artigo [número] do estatuto.
Assumiu a presidência dos trabalhos [nome], que convidou [nome] para secretariar. Verificado o quórum, o presidente declarou instalada a assembleia e leu a ordem do dia: (1) [item]; (2) [item].
Item 1: após discussão, [descrição da proposta] foi [aprovada/rejeitada] por [número] votos a favor, [número] contra e [número] abstenções. Item 2: [repetir o formato].
Nada mais havendo a tratar, o presidente encerrou a assembleia às [horário]. Eu, [nome], secretário, lavrei esta ata, que vai assinada por mim e pelo presidente.
[Local e data]
[Assinatura do presidente] · [Assinatura do secretário]
Quando a ata precisa ser registrada em cartório?
A ata vai para o Registro Civil de Pessoas Jurídicas sempre que a decisão muda algo que já está registrado, como eleição de diretoria ou alteração de estatuto. É o que prevê a Lei de Registros Públicos. Assim, a decisão passa a valer também perante bancos e órgãos públicos.
No entanto, cada cartório tem sua lista de exigências. Por isso, vale ligar antes e perguntar quais documentos acompanham a ata.
Erros que derrubam a validade da ata
Quase toda ata recusada tem o mesmo problema: não comprova que a regra do estatuto foi seguida. Portanto, antes de assinar, confira esta lista:
- Pauta diferente do edital. Assunto que não estava na convocação não deveria ser votado.
- Quórum sem prova. Ou seja, a ata fala em “maioria presente”, mas não há lista assinada.
- Voto de quem não podia votar. Se o estatuto exige mensalidade em dia, por exemplo, é preciso saber quem está quite antes de abrir a votação.
Repare que parte desses erros nasce do cadastro, e não da redação. Por isso, um sistema como o Clube Control ajuda antes mesmo da reunião: o cadastro de associados e a situação das mensalidades ficam num lugar só. Assim, a lista de quem pode votar e os números da prestação de contas saem prontos, sem caça a planilha na véspera.
Ata bem-feita é diretoria protegida
No fim das contas, a ata é o que protege a diretoria quando alguém questiona uma decisão anos depois. Portanto, vale escrever o documento ainda na reunião, com o estatuto aberto ao lado, e guardar edital e lista de presença junto. Para continuar no assunto, veja os outros conteúdos da categoria Administração aqui no blog.
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Perguntas frequentes sobre ata de assembleia
Quem deve assinar a ata de assembleia?
Em regra, assinam o presidente e o secretário da mesa que conduziu a reunião. No entanto, o estatuto pode exigir outras assinaturas. Por isso, confira o estatuto e anexe sempre a lista de presença assinada pelos associados, pois é ela que comprova o quórum.
Toda ata de assembleia precisa ser registrada em cartório?
Não. O registro é necessário quando a decisão altera o que já consta no cartório, como eleição de diretoria e mudança de estatuto. Já as demais atas, como a de aprovação de contas, podem ficar arquivadas no clube.
A assembleia online vale? Como fica a ata?
Vale. O Código Civil (art. 48-A) permite assembleia por meio eletrônico, desde que os associados possam participar e se manifestar. Nesse caso, a ata deve informar a plataforma usada e como a presença e os votos foram registrados.
