Todo clube recreativo dos servidores públicos tem a mesma rotina no começo do mês. O RH do órgão manda a relação do que foi descontado em folha, a secretaria confere linha por linha numa planilha e, ao mesmo tempo, alguém soma à mão o plano de saúde e a farmácia conveniada de cada servidor. Enquanto isso, o porteiro da sede campestre libera a piscina com a lista do mês passado. Ou seja, são três controles para um clube só. A seguir, a gente mostra os seis pontos que o sistema do clube precisa resolver para tudo isso caber no mesmo cadastro.
Resumo rápido: no clube recreativo dos servidores públicos, a mensalidade sai em folha, os convênios mudam o valor de cada sócio e a sede campestre precisa saber quem está em dia. Por isso, o sistema certo calcula o valor de cada servidor, gera a relação para o RH, registra o que a folha descontou e usa essa mesma situação na portaria e nas reservas.
Por que o clube dos servidores acaba com três controles separados?
Porque cada parte nasceu num lugar diferente. O desconto em folha depende do RH do órgão, os convênios ficam com quem negociou cada parceria e a sede campestre funciona longe da secretaria. Como resultado, cada um monta a própria planilha.
Além disso, o servidor muda de situação com frequência: tira licença, se aposenta, é transferido ou exonerado. Quando isso acontece, a folha para de descontar, mas a planilha da portaria continua dizendo que ele está em dia. Portanto, o problema não é a diretoria: é a informação espalhada.
1. Mensalidade do clube dos servidores com o valor certo em folha
Na associação de servidores, a mensalidade quase nunca é igual para todo mundo. Afinal, um sócio tem plano familiar, outro tem desconto de aposentado e um terceiro paga também o convênio odontológico. Por isso, o primeiro ponto é o sistema calcular o valor de cada um sozinho: plano, menos os descontos, mais os convênios.
Com esse valor fechado, a secretaria exporta a relação do mês com matrícula, nome, CPF, referência e valor de cada sócio, pronta para mandar ao RH. Dessa forma, o valor enviado é o mesmo da ficha do associado.
2. Conferência do que a folha realmente descontou
Mandar a relação não garante que o desconto aconteceu. Por exemplo, o servidor de licença sem vencimento simplesmente não tem salário naquele mês. Assim, o clube precisa dar baixa só no que entrou de fato.
No sistema, cada mensalidade tem a sua baixa registrada. Em seguida, a visão por mês mostra um sócio por linha, um mês por coluna e os totais pagos e em aberto. Em outras palavras, a diferença entre a relação e o repasse aparece na hora, com nome e mês. É assim, por exemplo, numa associação de servidores municipais que a gente atende: a mensalidade sai em folha, e a secretaria registra no sistema o que o desconto cobriu.
Vale lembrar também que o desconto depende de autorização do próprio servidor. No caso dos servidores federais, a regra está no art. 45 da Lei 8.112/1990. Estados e municípios seguem o estatuto do próprio órgão, então vale guardar a autorização assinada de cada sócio.
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3. Convênios na ficha do sócio, não numa planilha à parte
O convênio é um dos maiores atrativos do clube dos servidores, mas também é onde a conta mais erra. Na planilha separada, quem cancelou a farmácia em maio segue cobrado em junho. No entanto, o caminho é simples: cadastrar cada convênio uma vez e vincular aos sócios que aderiram.
No Clube Control, descontos, convênios e parcerias formam um catálogo que o próprio clube mantém. Além disso, o convênio pode ser cobrado por pessoa, o que inclui os dependentes na mensalidade do titular. E o desconto vale só sobre o plano: quem tem isenção total continua pagando o convênio que usa.
4. Dependentes no mesmo cadastro do servidor titular
No clube recreativo dos servidores públicos, quem mais frequenta a sede costuma ser a família. Por isso, cônjuge e filhos precisam estar na ficha do titular, com carteirinha própria. Dessa forma, a secretaria enxerga a família inteira numa ficha só. Além disso, o convênio cobrado por pessoa já soma cada dependente na mensalidade do titular, sem conta paralela.
5. Sede campestre do clube dos servidores que sabe quem está em dia
De nada adianta conferir a folha na secretaria se a sede campestre não fica sabendo. Afinal, é lá que o sócio usa a piscina e aluga o chalé no feriado. Portanto, portaria, reservas de espaços e hospedagem precisam consultar a mesma ficha que o financeiro atualiza.
Assim, a baixa feita na sexta já libera o sócio no sábado. Da mesma forma, a hospedagem pode bloquear a reserva de quem está inadimplente. Para quem tem chalés ou apartamentos, a página de colônias de férias e hospedagem mostra esse controle em detalhe. Já para portarias em duas sedes, a gente explicou o passo a passo no artigo sobre sede social e sede campestre com um cadastro só.
6. Matrícula funcional e dados protegidos no clube dos servidores
O RH reconhece o servidor pela matrícula funcional, não pelo número da carteirinha. Por isso, vale usar a mesma matrícula no clube, já que o sistema aceita matrícula digitada à mão.
Ao mesmo tempo, matrícula, CPF e dados de dependentes são dados pessoais protegidos pela LGPD. Ou seja, a planilha que circula por e-mail é um risco. Num sistema com perfis de acesso, por outro lado, o porteiro trabalha na tela da portaria, que mostra se o sócio está em dia, enquanto o financeiro cuida da mensalidade.
Planilha, sistema genérico ou sistema para clube dos servidores?
Veja como cada opção lida com os pontos da lista:
| Ponto | Planilha | Sistema financeiro genérico | Sistema feito para clube |
|---|---|---|---|
| Valor de cada sócio com convênios | Conta manual todo mês | Cobrança fixa, sem convênio por pessoa | Calculado na ficha |
| Relação para o RH | Montada à mão | Exige adaptação | Exportada do mês |
| Conferência do desconto | Linha por linha | Sem visão por sócio e mês | Baixa e visão por mês |
| Dependentes | Aba separada | Não existe | Na ficha do titular |
| Sede campestre e portaria | Lista impressa | Não existe | Mesma situação do financeiro |
Em resumo, o sistema genérico resolve o boleto, mas não o clube. Para ver outros tipos de associação com rotinas parecidas, vale passar pela categoria Nichos do blog.
Um cadastro só para o clube recreativo dos servidores públicos
O servidor não enxerga RH, convênio e sede campestre como coisas separadas: ele enxerga o clube dele. Por isso, cada vez que a portaria barra quem pagou em folha, quem perde a confiança é a diretoria. Portanto, o primeiro passo é colocar tudo na mesma ficha. Assim, a conferência do mês deixa de ser mutirão e vira rotina.
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