Domingo de sol, fila na portaria e um sócio chegando com seis amigos que “são só hoje”. O porteiro não sabe se libera, e a taxa de convidado do clube, quando existe, vai para um caderninho que ninguém confere. Por isso, o convidado de sócio vira ao mesmo tempo uma receita perdida e uma briga na entrada. A seguir, a gente mostra como resolver isso em cinco passos.
Resumo rápido: defina no regulamento quantos convites cada plano dá por mês, cobre uma taxa de convidado pelo que passar da cota e exija que o sócio cadastre o convidado antes da visita. Assim, a portaria só confere o convite, e a diretoria sabe quem entrou, com quem e quanto isso rendeu.
Por que o convidado de sócio vira problema na portaria?
O convidado vira problema quando a regra mora na cabeça de quem está de plantão. Ou seja, um porteiro libera, o outro barra, e o sócio aprende a escolher o turno. Além disso, o dinheiro pago em espécie na entrada raramente chega inteiro ao caixa.
Ao mesmo tempo, quem paga a mensalidade em dia começa a reclamar. Afinal, a piscina lotada de gente de fora pesa justamente para o associado. Portanto, organizar o convite não é burocracia: é proteger quem sustenta o clube. Esse é, aliás, um dos temas que mais aparecem nos nossos textos sobre acesso e portaria.
Como cobrar a taxa de convidado e limitar convites em 5 passos
Os passos abaixo funcionam em clube pequeno ou grande. No entanto, a ordem importa: primeiro a regra, depois a cobrança e só então a portaria.
1. Coloque a regra do convidado no regulamento
Antes de cobrar, escreva. O Código Civil (art. 54) manda o estatuto trazer os direitos e deveres dos associados, e trazer visita é um desses direitos. Dessa forma, o caminho mais prático é o estatuto prever o convite e um regulamento interno, aprovado pela diretoria, detalhar o resto.
Nesse regulamento, responda quatro perguntas: quantos convites por mês, quanto custa o convite extra, se o sócio precisa estar presente e quem responde pelo que o convidado fizer. Em seguida, divulgue. Regra que o sócio não conhece vira discussão na catraca.
2. Defina a cota de convites por mês em cada plano
O limite mensal é o que impede o sócio de transformar o título em passe livre para a rua inteira. Por exemplo: o plano individual dá dois convites por mês e o familiar dá quatro. Além disso, a cota por plano cria um argumento de venda, já que o plano mais caro passa a entregar mais.
3. Cobre a taxa de convidado pelo que passar da cota
A taxa de convidado funciona melhor como convite extra. Em outras palavras, o que está dentro da cota é direito do plano, e o que passa dela é pago. Assim, ninguém se sente punido, e o clube ganha receita nos dias de maior movimento.
Quanto ao valor, uma referência simples é o seu próprio day use, se o clube vende. Portanto, a taxa do convidado fica um pouco abaixo dele, já que a pessoa entra sob responsabilidade de um associado. E, sempre que possível, receba antes da visita e de forma eletrônica. Dinheiro na mão do porteiro é o ponto onde a conta para de fechar.
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4. Exija a autorização do convidado antes de chegar na portaria
A autorização prévia tira a decisão das costas do porteiro. Ou seja, o sócio informa nome, CPF e data da visita antes de sair de casa, e a portaria apenas confere. Como resultado, a fila anda e some o “deixa entrar que eu resolvo depois”.
Só um cuidado: nome e CPF de convidado são dados pessoais. Por isso, a LGPD pede que o clube colete apenas o necessário e guarde isso com segurança. Uma folha de papel aberta no balcão da portaria, portanto, não é o lugar certo.
5. Registre a entrada e confira o relatório do mês
Convite sem registro de entrada é só uma promessa. Dessa forma, anote a hora em que o convidado passou e qual porteiro liberou. No fim do mês, a diretoria olha três números: quantos convidados entraram, quais sócios esgotaram a cota e quanto entrou de convite extra.
Com isso em mãos, dá para ajustar a regra com dado, e não com palpite. Por exemplo, se quase ninguém usa a cota, ela está folgada.
Como o controle de convidados funciona dentro do sistema do clube
No papel, esses cinco passos dependem de alguém lembrar de tudo. No Clube Control, eles viram rotina. Primeiro, cada plano tem o campo de convidados por mês. Em seguida, o próprio sócio cadastra o convidado no painel dele, com nome, CPF e data.
Cada convite vale para uma pessoa e uma data e gera um QR Code, que o sócio envia pelo WhatsApp. Assim, o porteiro lê o código e faz o check-in. Além disso, o clube escolhe se o convidado só entra com o associado presente e se pode sair e voltar no mesmo dia.
Quando a cota acaba, o sócio compra o convite extra pelo painel, no valor que a diretoria definiu, e a cobrança é gerada ali mesmo. Por fim, o relatório mostra cada convidado, quem convidou, se foi cota, extra ou cortesia, a hora do check-in e o porteiro.
Taxa de convidado organizada é receita, não atrito
Convidado bem recebido é propaganda do clube e, muitas vezes, o próximo associado. No entanto, isso só acontece quando a regra é clara, a taxa é cobrada do mesmo jeito para todo mundo e a portaria não precisa julgar ninguém. Portanto, comece pelo regulamento, defina a cota e tire o dinheiro da entrada.
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Perguntas frequentes sobre taxa de convidado no clube
O clube pode cobrar taxa de convidado do sócio?
Pode, desde que a regra esteja prevista no estatuto ou em regulamento interno aprovado conforme o estatuto. Por isso, o ideal é definir por escrito quantos convites são gratuitos, quanto custa o convite extra e como o pagamento é feito, e comunicar tudo aos associados antes de começar a cobrar.
Quantos convidados cada sócio pode levar por mês?
Não existe número fixo em lei: quem decide é o clube. Em geral, a cota varia por plano, com mais convites no plano familiar ou no mais caro. Portanto, comece com um limite baixo, acompanhe o uso por dois ou três meses e ajuste com base no relatório.
Qual a diferença entre convidado de sócio e day use?
O convidado entra por meio de um associado, que usa a cota do plano ou paga a taxa de convidado. Já o day use é vendido direto para quem não é sócio, sem ninguém responsável por ele. Por isso, o day use costuma custar mais e ter preço diferente no fim de semana.
