Tesoureiro do clube não é cobrador: o erro da cobrança pessoal

O tesoureiro não deveria ser o cobrador do clube. Quando a cobrança fica na mão do tesoureiro do clube, a diretoria perde duas vezes: o atraso continua e o voluntário se desgasta. Afinal, ele foi eleito para cuidar do caixa e acaba passando as noites mandando mensagem para vizinho, compadre e colega de futebol. Por isso, a tese deste artigo é direta: a cobrança pessoal não é excesso de zelo, é falha de desenho. E, enquanto o desenho não muda, trocar de tesoureiro só troca a pessoa que vai se cansar.

Por que a cobrança acaba no colo do tesoureiro do clube?

Porque ninguém decidiu que seria assim. Em clube de diretoria voluntária, a cobrança raramente tem dono formal. Então, ela escorrega para quem tem a planilha, e quem tem a planilha é o tesoureiro.

O estatuto costuma dizer que o tesoureiro arrecada, guarda e presta contas. No entanto, arrecadar é uma coisa e correr atrás de cada sócio em atraso é outra. Na prática, o roteiro se repete: o mês fecha, a lista de atrasados aparece e alguém pergunta na reunião “quem vai falar com eles?”. Como resultado, todo mundo olha para a mesma cadeira.

Em seguida, vem o improviso. O tesoureiro usa o WhatsApp pessoal, cobra quando sobra tempo e guarda os combinados de cabeça. Ou seja, a função mais delicada do clube passa a rodar no celular de um voluntário, fora do horário de trabalho dele e sem regra escrita.

A gente já mostrou em outro artigo quanto custa a cobrança manual no clube em horas de secretaria. Aqui, porém, o ponto é outro. Mesmo que essas horas saíssem de graça, o modelo continuaria sem funcionar.

Três motivos pelos quais a cobrança pessoal não resolve o atraso

A cobrança pessoal falha por estrutura, e não por falta de esforço. Portanto, cobrar com mais insistência só aumenta o desgaste. São três os defeitos de origem.

1. A cobrança do tesoureiro depende do tempo e da coragem de um voluntário

Cobrar exige constância: avisar antes do vencimento, lembrar no dia e voltar ao assunto depois. No entanto, o tesoureiro voluntário tem emprego, família e semana ruim. Assim, a cobrança sai quando dá. Num mês ele manda mensagem no dia 12 e, no outro, só no dia 28.

Faça a conta com um exemplo. Imagine um clube com 300 sócios e 45 deles em atraso. Se cada um pede dois contatos no mês e cada contato leva 10 minutos, entre achar o número, escrever, conferir o comprovante e dar baixa, são 15 horas mensais. Esse é só um exemplo de cálculo, e não uma média. Portanto, troque pelos números do seu clube. Ainda assim, ele mostra o tamanho do segundo emprego que ninguém combinou com o tesoureiro.

Além disso, existe a coragem. Cobrar o sócio que entrou no ano passado é fácil. Por outro lado, cobrar o fundador do clube, o ex-presidente ou o cunhado do diretor social pede um ânimo que nem sempre aparece. Como resultado, justamente os atrasos mais antigos acabam sendo os menos cobrados.

2. Cada sócio em atraso recebe um tratamento diferente

Quando a cobrança é uma conversa, o resultado depende de quem conversa com quem. Por exemplo, um sócio ganha mais 15 dias porque é amigo. Outro paga com multa porque ninguém da diretoria o conhece. Um terceiro promete acertar “na festa de fim de ano”, e o combinado fica só na memória do tesoureiro.

Dessa forma, a regra deixa de existir. Além disso, sócio conversa com sócio, e em pouco tempo todo mundo sabe que o prazo é negociável. Então, quem pagava em dia começa a se perguntar por que paga. A gente defende há tempos que a inadimplência do clube é um problema de processo, e a cobrança caso a caso é o oposto de um processo.

Existe também um risco formal. O Código Civil determina, no artigo 54, que o estatuto da associação traga os direitos e os deveres dos associados. Já o artigo 57 só admite a exclusão com justa causa, em procedimento que garanta direito de defesa e de recurso. Em outras palavras, a consequência do atraso precisa seguir um rito escrito, e combinado de WhatsApp não é rito.

3. A cobrança pessoal transforma boleto em constrangimento

Um aviso automático de vencimento é impessoal, porque chega para todo mundo do mesmo jeito. Já a mensagem do tesoureiro tem nome, rosto e história. Por isso, o sócio não lê “sua mensalidade venceu”. Ele lê “o Carlos acha que eu sou caloteiro”.

Como resultado, o atraso muda de natureza. Ele deixa de ser uma pendência administrativa e vira um assunto entre duas pessoas. Então, o sócio desvia do tesoureiro no bar e para de aparecer no fim de semana. Por fim, quando ele some de vez, o clube perde a mensalidade atrasada e todas as que viriam depois. Ou seja, a cobrança que deveria recuperar receita acaba empurrando o sócio para fora.

O desgaste que a cobrança pessoal deixa na diretoria

O custo maior não aparece no caixa, e sim nas pessoas. Primeiro, o tesoureiro vira o “chato do clube”. Ele chega ao churrasco e a conversa muda de assunto. Além disso, ele carrega sozinho uma informação incômoda, porque sabe quem deve, quanto deve e há quanto tempo.

Depois, o desgaste sobe para o resto da diretoria. O presidente recebe a reclamação do sócio que foi cobrado “de mau jeito”. Ao mesmo tempo, o diretor social pede para “pegar leve” com um amigo. Assim, a reunião que deveria tratar de obra, evento e orçamento vira uma discussão sobre o tom de uma mensagem.

Por fim, chega a eleição. Ninguém quer a tesouraria, porque todo mundo viu o que o cargo fez com o último ocupante. Além disso, quem aceita herda um problema extra: o histórico dos combinados ficou no celular de quem saiu. Em outras palavras, a memória da cobrança vai embora junto com o voluntário.

É o mesmo mecanismo que faz toda troca de diretoria recomeçar do zero. Some a isso as horas que ninguém conta na diretoria voluntária. Dessa forma, fica fácil entender por que a cadeira de tesoureiro vive vazia.

“Mas aqui todo mundo se conhece”

Esse é o contra-argumento mais comum, e ele tem um fundo de verdade. Num clube pequeno, a relação entre as pessoas é o maior patrimônio. Além disso, o sócio antigo que perdeu o emprego merece uma conversa, e não uma notificação fria.

No entanto, é justamente por todo mundo se conhecer que a cobrança de rotina não pode ser pessoal. Afinal, quanto mais próxima a relação, mais cara fica cada mensagem de cobrança. Portanto, a conversa deve ser guardada para os momentos em que ela vale alguma coisa: o acordo, o parcelamento, a dificuldade real.

Pense assim: o lembrete do dia 5 não precisa de um ser humano. Por outro lado, a ligação para o sócio de 20 anos de casa que atrasou três meses precisa, e muito. Dessa forma, o tesoureiro deixa de ser quem cobra todo mundo. Ele passa a ser quem resolve os poucos casos que pedem gente.

Existe ainda um efeito que pouca diretoria percebe. Quando o aviso chega igual para todos, o sócio amigo do presidente e o sócio recém-chegado recebem o mesmo tratamento. Assim, ninguém pode dizer que foi perseguido, e ninguém pode dizer que foi protegido. Em outras palavras, a regra impessoal protege a amizade, em vez de ameaçá-la.

O papel do tesoureiro do clube é decidir, não cobrar

A divisão que funciona é simples: a regra cobra e o tesoureiro decide. Ou seja, tudo que é repetitivo sai da mão dele, e tudo que exige julgamento continua com ele.

Tarefa	Cobrança pessoal	Cobrança por regra
Lembrete antes do vencimento	Quando o tesoureiro lembra	Automático, na mesma data para todos
Aviso de atraso	Mensagem do celular pessoal	Enviado em nome do clube, com texto padrão
Baixa do pagamento	Conferir comprovante e anotar na planilha	Automática quando o sócio paga
Consequência do atraso	Depende de quem é o sócio	A prevista no estatuto, igual para todos
Acordo e parcelamento	Combinado de boca	Decidido pelo tesoureiro e registrado
Histórico da cobrança	Na memória e no celular de um voluntário	No sistema, disponível para a próxima gestão

É assim que o Clube Control trata o assunto. O sistema gera as cobranças por Pix, boleto ou cartão, envia os lembretes e dá baixa sozinho quando o sócio paga. Além disso, a portaria já enxerga quem está em atraso, conforme a regra que o clube definiu. Como resultado, o tesoureiro abre a tela, vê quem precisa de uma conversa e gasta a energia dele só ali.

Como tirar a cobrança das costas do tesoureiro em quatro decisões

Não precisa mudar tudo de uma vez. No entanto, precisa decidir em reunião, e não no improviso. Quatro decisões resolvem a maior parte do problema:

1. Escreva a régua. Primeiro, defina quantos dias antes o sócio é avisado, quando chega o aviso de atraso e o que acontece em cada prazo. Em seguida, aprove em ata. Se quiser um ponto de partida, veja como montar uma régua de cobrança sem constranger o sócio.
2. Tire a cobrança do celular pessoal. Toda mensagem de rotina deve sair em nome do clube. Assim, o sócio responde para a instituição, e não para o vizinho.
3. Facilite o pagamento recorrente. Por exemplo, ofereça o débito no cartão e o Pix Automático, modalidade do Banco Central em que o pagador autoriza uma vez e as cobranças seguintes são debitadas sozinhas. Afinal, a mensalidade que se paga sozinha não precisa ser cobrada.
4. Defina quando entra a conversa. Por exemplo, a partir do segundo mês de atraso o tesoureiro liga, ouve e propõe um acordo. Dessa forma, o contato humano vira uma exceção planejada.

Depois de três meses, compare dois números: quantos sócios estão em atraso e quantas horas o tesoureiro gastou cobrando. Se os dois caíram, o desenho está certo. Além disso, a gente reúne outros textos sobre caixa, mensalidade e prestação de contas na categoria Financeiro do blog.

A pergunta para levar à próxima reunião de diretoria

Na próxima reunião, em vez de perguntar “quem vai falar com os atrasados?”, pergunte “por que isso ainda depende de alguém falar?”. Afinal, o atraso de mensalidade é previsível, repetitivo e igual todo mês. Portanto, ele é exatamente o tipo de tarefa que não deveria consumir um voluntário.

O tesoureiro que para de cobrar não fica sem função. Pelo contrário, ele finalmente faz o trabalho para o qual foi eleito: acompanhar o caixa, planejar o orçamento e chegar à assembleia com as contas em ordem. E, de quebra, o sócio volta a cumprimentá-lo no bar.