Quanto o clube perde sem controle de convidados na portaria

Sábado de sol, fila na portaria e o sócio chega com dois primos e um vizinho. O porteiro anota os nomes no caderno, ninguém paga nada e a vida segue. Sem controle de convidados no clube, essa cena se repete todo fim de semana. No entanto, o prejuízo nunca aparece no balancete, porque ninguém registrou a entrada. Por isso, a gente montou a conta que a portaria de papel esconde.

Quanto custa a falta de controle de convidados no clube?

Custa o valor do convite multiplicado por cada entrada que ninguém cobrou. Ou seja, a conta é simples, só que quase nenhuma diretoria faz, porque a lista de papel não soma nada sozinha. Para chegar ao número do seu clube, você precisa de três dados:

• Valor do convite ou da taxa de convidado prevista no regimento.
• Convidados por fim de semana que entram sem pagar.
• Fins de semana de movimento no ano.

Por exemplo, imagine um clube com convite a R$ 30 e 10 convidados passando sem pagar a cada fim de semana. Nesse cenário, são R$ 300 por fim de semana, cerca de R$ 1.200 por mês e R$ 14.400 em um ano. Esse é só um exemplo de cálculo, e não uma média. Portanto, troque pelos números do seu clube.

Além disso, esse total é só a parte visível. Afinal, o convidado também usa a piscina, o vestiário e a churrasqueira, e todo esse custo sai da mensalidade de quem paga.

5 vazamentos que a lista de convidados em papel esconde

O dinheiro raramente some de uma vez. Na verdade, ele escapa por cinco pontos pequenos, e nenhum deles aparece no caderno da portaria.

1. A cota de convidados do sócio que ninguém confere

O regimento costuma dizer quantos convidados cada sócio pode levar por mês. No entanto, no papel, o porteiro não tem como saber se aquele é o segundo ou o oitavo convite do mês. Como resultado, a cota vira letra morta e o convite pago, que deveria começar depois dela, nunca é cobrado.

2. O convidado que entra todo fim de semana sem virar sócio

Sempre existe o “convidado fixo”: o cunhado, o amigo do futebol, o namorado da filha. Ele frequenta o clube mais do que muito sócio e, ainda assim, não paga mensalidade. Portanto, cada sábado dele é uma proposta de associação que o clube deixou de fazer. Sem histórico por nome, a diretoria nem fica sabendo que ele existe.

3. O dinheiro do convite que passa pela mão do porteiro

Quando o convite é pago em dinheiro na portaria, o caixa depende da memória e da boa vontade de uma pessoa. Dessa forma, mesmo com um funcionário honesto, o fechamento do domingo nunca bate com o caderno. Além disso, o tesoureiro fica sem comprovante para apresentar na assembleia.

4. O convite de um dia que vale para o mês inteiro

Convite de papel não tem data de validade na prática. Assim, o mesmo papel volta no sábado seguinte, passa de mão em mão e, às vezes, é copiado.

5. A portaria de convidados que não sabe quem está dentro do clube

Por fim, existe um custo que não é financeiro. Se acontecer um acidente na piscina ou uma briga no bar, o clube precisa saber quem era aquela pessoa e quem a convidou. No entanto, um nome rabiscado num caderno não resolve. Vale lembrar também que nome e documento de visitante são dados pessoais. Por isso, pela Lei Geral de Proteção de Dados, eles não deveriam ficar numa folha aberta em cima do balcão.

Lista de papel ou controle de convidados no sistema: o que muda

A diferença está em quem aplica a regra. No papel, o porteiro decide caso a caso. No sistema, a regra do regimento já vem aplicada e ele só confere a tela. Em outras palavras, o constrangimento sai da portaria.

Situação na portaria	Lista de papel	Controle no sistema
Cota mensal do sócio	Ninguém confere	Contada sozinha, por sócio e por mês
Convidado além da cota	Entra de graça	Vira convite extra, com preço definido pelo clube
Validade do convite	O papel volta na semana seguinte	QR Code vale para a data e expira depois
Reentrada no mesmo dia	Depende de o porteiro lembrar	Liberada ou bloqueada conforme a regra do clube
Histórico de quem entrou	Caderno guardado na gaveta	Registro com nome, data e sócio responsável

É assim que funciona o módulo de convidados do Clube Control. Primeiro, o sócio cadastra o convidado e o sistema desconta da cota do mês. Em seguida, o convidado recebe um QR Code próprio, que o porteiro lê na entrada. Quando a cota acaba, o próximo nome já entra como convite extra, com o valor que o clube definiu. Além disso, a diretoria escolhe se o sócio precisa estar presente na chegada e se a reentrada no mesmo dia é permitida.

Como começar o controle de convidados sem brigar com os sócios

O receio de toda diretoria é o mesmo: “o sócio vai reclamar”. No entanto, a regra já existe no regimento, e o que muda é só a forma de aplicar. Por isso, três passos ajudam na transição:

1. Meça antes de mudar. Conte os convidados dos últimos quatro fins de semana e faça a conta do início deste artigo. Assim, a conversa na diretoria começa com número, e não com opinião.
2. Relembre a regra. Em seguida, avise os sócios sobre a cota e o valor do convite extra com pelo menos um mês de antecedência.
3. Tire a decisão do porteiro. Por fim, deixe o sistema dizer se o convite é da cota ou pago. Dessa forma, o funcionário para de ser cobrado por “abrir exceção”.

Além disso, vale olhar o histórico depois de dois ou três meses. Afinal, o convidado que aparece toda semana é o candidato mais fácil a virar sócio. Se quiser se aprofundar no assunto, a gente reúne outros guias na categoria Acesso e Portaria.

A conta que vale levar para a próxima reunião

Convidado é bom para o clube: traz movimento, consumo no bar e futuros sócios. Portanto, o problema nunca foi ele, e sim a entrada que ninguém registrou. Então, faça a conta com os seus números e leve para a próxima reunião: enquanto a portaria for de papel, a diretoria continua sem saber quanto deixa de receber.