A carta de desligamento da diretoria da associação é o que separa uma saída organizada de um cargo abandonado. No entanto, em muito clube o diretor ainda avisa a saída pelo grupo de WhatsApp, e o nome dele segue no cartório e no banco por meses. Por isso, a gente reuniu aqui um modelo para copiar no Word, o caminho da substituição e o que levar ao cartório.
Resumo rápido: a renúncia vale assim que a associação recebe a carta assinada, sem precisar de aprovação. Em seguida, o cargo é preenchido do jeito que o estatuto mandar. Por fim, a ata que registra a saída e a substituição vai para averbação no cartório onde o estatuto foi registrado.
O que é a carta de desligamento da diretoria e quando ela passa a valer?
A carta de desligamento, também chamada de carta de renúncia, é o comunicado escrito em que o diretor avisa que deixa o cargo antes do fim do mandato. Ou seja, é uma decisão de quem sai: não depende de votação nem do aceite dos colegas. Assim, ela passa a valer quando a associação recebe o documento.
Além disso, renúncia não é destituição. A destituição parte da assembleia e só ela pode decidir, segundo o Código Civil (art. 59). Da mesma forma, sair da diretoria não é deixar de ser associado: a pessoa perde o cargo, mas continua no quadro social.
No entanto, a forma importa. Muitos estatutos exigem renúncia por escrito, entregue ao presidente. Por exemplo, numa federação paulista, três diretores anunciaram a saída na própria assembleia, sem carta. Como o estatuto pedia comunicação por escrito, o cartório recusou a ata, e a Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo manteve a recusa (Processo CG nº 2015/79135).
O que não pode faltar na carta de desligamento
Uma boa carta de renúncia cabe em uma página. Portanto, confira se ela traz:
- Quem sai: nome completo, CPF e cargo ocupado.
- Para quem vai: nome e CNPJ da associação, aos cuidados do presidente. Se é ele quem sai, a carta vai para o vice ou para quem o estatuto indicar.
- Mandato: data da eleição e período do mandato.
- Declaração de renúncia: frase direta, com a data a partir da qual a saída vale.
- Entrega do que é do clube: documentos, chaves e senhas, de preferência em termo anexo.
- Protocolo: data, assinatura e o “recebido” de quem pegou a carta.
Já o motivo é opcional.
Modelo de carta de desligamento da diretoria para copiar no Word
Copie o texto abaixo, cole no Word e troque os trechos entre colchetes. Em seguida, imprima duas vias: uma fica com a associação e a outra volta com o recebido.
CARTA DE RENÚNCIA AO CARGO DE [CARGO]
[Cidade], [dia] de [mês] de [ano].
À [Nome da associação], CNPJ [número]
Aos cuidados de [nome], [Presidente/Vice-presidente]Eu, [nome completo], [nacionalidade], [estado civil], [profissão], CPF [número], eleito(a) para o cargo de [cargo] na assembleia geral de [data], para o mandato de [início] a [fim], comunico, em caráter irrevogável, minha renúncia ao cargo a partir de [data].
Declaro que entrego nesta data os documentos, chaves, senhas e demais bens da associação que estavam sob minha guarda, conforme termo anexo.
Peço que esta carta seja registrada em ata e que a associação providencie a substituição do cargo e a atualização do registro em cartório.
[Assinatura]
[Nome completo]Recebido em [data] por [nome e cargo de quem recebeu]. [Assinatura]
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Como fica a substituição do cargo vago?
Quem assume é quem o estatuto indicar. Em geral, ele traz um destes três caminhos:
- Substituto automático. Por exemplo, o vice assume a presidência.
- Indicação interna. Nesse caso, a diretoria ou o conselho escolhe alguém para completar o mandato.
- Nova eleição. Ou seja, a assembleia é convocada para preencher a vaga.
Se o caminho for a assembleia, a convocação segue a forma do estatuto, com a eleição do cargo vago na pauta. Além disso, se não sobrou ninguém para convocar, o Código Civil garante esse direito a um quinto dos associados (art. 60). Enquanto isso, registre o recebimento da carta na próxima ata de reunião de diretoria.
Como averbar o desligamento da diretoria no cartório?
A averbação é feita no Registro Civil de Pessoas Jurídicas onde o estatuto está registrado. Afinal, a Lei de Registros Públicos manda constar ali os nomes dos membros da diretoria (art. 120). Portanto, enquanto nada for averbado, quem saiu continua aparecendo como dirigente.
No entanto, a carta sozinha normalmente não resolve. Em regra, o cartório averba a ata que registra a renúncia e mostra quem assumiu. Por isso, costuma pedir:
- requerimento assinado pelo representante legal da associação;
- ata da reunião ou assembleia que registrou a saída e a substituição, com lista de presença;
- carta de renúncia com o recebido;
- edital de convocação, quando houve assembleia.
Ainda assim, a lista muda de cartório para cartório. Por isso, ligue antes de levar a papelada. Além disso, se houve eleição, confira o que a ata de assembleia precisa trazer.
O que atualizar no clube depois da saída
Com a ata averbada, falta fechar as portas que ficaram abertas. Primeiro, leve a ata ao banco para trocar as assinaturas da conta. Em seguida, troque as senhas de e-mail e redes sociais que a pessoa usava.
Só que o maior risco é a informação que vai embora junto. Por exemplo, o controle de mensalidades que só existia no notebook do tesoureiro. Por isso, num sistema como o Clube Control, cada diretor entra com o próprio login e um perfil de acesso. Assim, quando alguém sai, basta desativar o usuário: o cadastro de associados, o financeiro e o histórico continuam com o clube.
Desligamento bem documentado protege quem sai e quem fica
No fim das contas, a carta protege os dois lados. Quem sai tem prova da data em que deixou o cargo. Ao mesmo tempo, quem fica tem base para substituir, averbar e seguir a gestão. Para continuar no assunto, veja por que toda troca de diretoria começa do zero e os outros conteúdos de Administração.
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Perguntas frequentes sobre carta de desligamento da diretoria
A diretoria pode recusar a carta de desligamento?
Não. A renúncia é uma decisão de quem ocupa o cargo e, portanto, não depende de aprovação. Ainda assim, a entrega precisa seguir a forma que o estatuto pede. Por isso, guarde a via com o recebido.
Quem renuncia ao cargo deixa de ser associado?
Não. A carta encerra apenas o mandato na diretoria. Ou seja, a pessoa segue como associada. Para sair também do quadro social, é preciso pedir o desligamento de associado, conforme o estatuto.
Quem saiu ainda responde pelo período em que esteve no cargo?
Sim. A renúncia encerra o mandato dali para a frente, mas não apaga o que foi feito antes. Por isso, vale entregar junto com a carta a prestação de contas do período.
